Forretningsplan Retningslinjer

OPBYGNING AF EN FORRETNINGSPLAN

Uanset om man påtænker at starte en lille produktionsvirksomhed eller en højteknologisk og procesorienteret rådgivningsvirksomhed, er forretningsplanen et af de vigtigste arbejdsdokumenter.

Hvis planen er, at virksomheden skal være en bibeskæftigelse kan det virke voldsomt at skulle gennemarbejde en forretningsplan, men man vil snyde sig selv, hvis man ikke bruger noget tid på at gennemtænke og bearbejde forretningsplanens punkter.

Om det er nødvendigt at nedskrive planen må man selv vurdere behovet for. Det er altid en god ide at bruge forretningsplanen til at “teste” sin ide – og nye vinkler på ideen kan opstå, når man arbejder med planen.

Skal man derimod etablere den højteknologiske virksomhed, skaffe finansiering, ansætte personale o. lign. så er forretningsplanen et absolut must.

FORRETNINGSPLAN ELLER BUSINESSPLAN

En forretningsplan er kort sagt en detaljeret beskrivelse af ens idé. Forretningsplanen beskriver ideen, fordele og ulemper, hvordan man vil realisere den og hvordan man vil drive virksomheden og udvikle den.

Et mere korrekt udtrykt for en forretningsplan kunne være platform. Forretningsplanen er nemlig ikke den definitive endelig plan for virksomheden. Forretningsplanen danner rammen om den idé som skal være det bærende grundlag for virksomhedens eksistens. Og af samme grund vil forretningsplanen være under løbende vurdering – hvis man ellers taler om en dynamisk forretningsplan.

EN FORRETNINGSPLAN BØR SOM MINIMUM INDEHOLDE

•         Sammenfatning
•         Mission
•         Forretningsideen
•         Virksomhedens organisation
•         Produkt gennemgang
•         Markedsbeskrivelse
•         Salg & Markedsføringsplan
•         Virksomhedens udvikling
•         Budgetter
•         Kontrakter
•         Ordrebekræftelser
•         Standartforbehold
•         Swot analyse

SAMMENFATNING

En sammenfatning er en kortfattet og koncentreret gennemgang af forretningsplanen. Sammenfatningen skal give et fyldestgørende indblik i idéen uden at være en genfortælling af forretningsplanen. Sammenfatningen er skitsen til virksomheden, forretningsplanen er den detaljerede beskrivelse. Den bedste til at vurdere sammenfatningen er en udenforstående som ikke har været deltager i udarbejdelsen af forretningsplanen. Gerne en person med meget kritisk sans som kan slette al indforstået snak og tekniske termer.

Læseren af sammenfatningen skal ikke være i tvivl om, at man har en stor viden om det man har skrevet og at det er værd at bruge tid på selve forretningsplanen.

Checkliste til sammenfatningen:

• Hvad er det specielle for virksomheden
• Hvad er specielt ved produktet
• Hvad adskiller virksomheden i forhold til konkurrenterne
• En markedsbeskrivelse som underbygger, at virksomheden opfylder markedets behov
•  Hvilke kompetencer har man til at drive denne virksomhed
• Nævn de vigtigste nøgletal: omsætning, dækningsbidrag, faste omkostninger og finansieringsbehov – helst for de næste 2- 3 år.

Det kræver ofte mere tid at skrive sammenfatningen en hele forretningsplanen, og det kan anbefales at skrive den efter eller løbende med at man udarbejder forretningsplanen.

VIRKSOMHEDSMISSION

At beskrive en virksomhedsmission er, stort set det samme, som at fortælle en fremmed person hvad man beskæftiger sig med – på 10 minutter.

Missionen eller idégrundlaget er fundamentet for virksomhedens eksistens. Missionen skal derfor være beskrevet så sigende, at der ikke hersker nogen tvivl om hvad man laver, hvad produktet tilbyder og hvor man gerne vil hen med sin virksomhed.

Formuleringer som:

•         Vi vil være den bedste
•         Vi vil være den hurtigste
•         Vi vil sælge de flotteste vinduer
•         Vi vil bygge flotte huse

Dette er ikke missioner. det er nærmere en slags målsætning – men dog ret tyndbenet.

Missionen skal formuleres så den afspejler de menneskelige, samfundsmæssige eller forretningsmæssige aspekter bag produktet. Missionen skal entydigt afspejle de områder hvor virksomheden eller produktet adskiller sig fra konkurrenten. Missionen skal efterlade modtageren i en “det lyder spændende” eller “det må jeg vide noget mere om” tilstand.

FORRETNINGSIDEEN

Det burde ikke volde de store problemer at beskrive forretningsideen – du er jo nok den som kender den bedst.

Men der er naturligvis nogle metoder som er praktisk bedst at anvende når man skal beskrive ideen overfor andre, og i særdeleshed når det er overfor en finansieringskilde, eks. banken. Så vær sikker på at ideen er gennemtænkt før der aftales nyt møde med banken.

Checkliste til Forretningsidéen:

•         Præcist hvad der gør produktet innovativt eller attraktivt i forhold til markedet?
•         På hvilke områder er ideen eller produktet unikt og er det ikke allerede  patentbeskyttet?
•         Hvem er de potentielle kundegrupper?
•         Hvad skulle få en kunde til at købe produktet?
•         Hvilke problemer løser produktet for kunden, hvilke behov opfylder det hos kunden?
•         Hvilke fordele ved produktet adskiller sig fra konkurrenternes?
•         Kan en konkurrent kopiere ideen? Har det udviklingsmæssigt forspring i forhold til konkurrenterne og hvor langt er det?
•         Hvor lang tid går der før produktet kan forhandles, eller før ideen kan realiseres? (kræves der udvikling, produktion eller lignende)
•         Hvordan tjenes der af penge på produktet?
•         Hvor stort er det potentielle marked?
•         Hvilken pris kan man forvente at tage for produktet?
•         Hvilke distributions- eller salgskanaler kan benyttes for at få produktet ud til kunderne?
•         Er der en forventet købefrekvens? Har produktet en begrænset eller fastsat levetid?

Beskrivelsen af forretningsidéen bør ikke fylde mere end 3 – 4 A4 sider, og hvis man benytter illustrationer eller billeder så vær sikker på at der er tydelig forklaring og henvisning.

Og vær igen forsigtig med det indforståede sprog og de tekniske termer.

LEDELSESGRUPPEN ELLER VIRKSOMHEDENS ORGANISATION

Alt for mange ny opstartede virksomheder satser i starten på at de kan klare alle opgaver i virksomheden alene. Det viser sig meget hurtigt at virkeligheden er noget ganske andet.

Hvis virksomheden eks. er et enkeltmandsfirma hvor man importerer billeder fra Pakistan til Danmark, vil dagligdagen sandsynligvis være præget af kundekontakter, præsentationsmøder, tilbudsskrivning og lignende salgsfremmende aktiviteter. Ved siden af disse aktiviteter ligger opgaver med fakturering af kunder, registrering af betalinger, bogføring, regnskaber, momsangivelse, reklamationer, udstede kreditnota, kontakt til Toldvæsenet, aftale leveringer og priser med leverandøren, distribution ud til kunderne, lagerstyring osv. Alt i alt taler vi her om 2-3 fuldtidsstillinger, som man måske i en kort periode kan løfte alene.

Det kan derfor kun anbefales at man hurtigst muligt allierer sig med de mennesker som besidder de komplementerende ressourcer man ikke selv har, for dermed at  frigøre mest muligt tid til kerneaktiviteterne.

Hvis ens kernekompetencer ligger på salg, præsentation og formidling, er det ressourcespild hvis man bruger én dag om ugen på at ajourføre regnskaber eller lignende.

Eks. kan spares meget tid på at have et mindre regnskabsprogram, hvormed man hurtig kan registrere de daglige udgiftsbilag og omsætningstal. Herefter kan tallene og bilag afleveres til revisoren som tager over på den efterfølgende bogføring, momsangivelse og lignende. Det er ikke kun på selve bogføringstiden der spares tid, også i det tilfælde hvor der bliver bogført forkert og skattevæsenet ønsker at se dokumentation eller regnskaber, kan der spares tid ved at lade en professionel håndtere opgaven.

Og så lige en sidste ting: mange iværksættere og mindre selvstændige bruger udgiften til revisor som argument til selv at gøre det. Dette argument holder meget sjældent stik.

Checkliste til beskrivelse af virksomhedens organisation:

•         Beskriv alle virksomhedsdeltagernes kvalifikationer og ressourcer
•         Beskriv deltagernes opgaver og ansvar i virksomheden

Beskriv brugen af eksterne ressourcer, eks. revisor, freelance sælger eller lign.

PRODUKTGENNEMGANG

Produktet er virksomhedens eksistensberettigelse, derfor er det vigtigt at produktet analyseres fra mange forskellige vinkler. Den som læser forretningsplanen eller produktgennemgangen skal overbevises om at der er styr på produktet, dets egenskaber, fordele og positionering i markedet.

Den økonomiske side af produktet skal også gennemgå en analyse, for at finde og dokumentere priser, indtjeningspotentiale og omkostningsniveau.

Et klassisk eksempel på manglende produktgennemgang er EDB branchen, hvor mange virksomheder udvikler nye programmer med holdningen om at dokumentation og funktionaliteten kan beskrives bagefter. Men bagefter, sker det ofte en stort antal tilretninger, og så bliver det en meget stor opgave at beskrive funktionalitet.

Checkliste for Produktgennemgang:

• Hvilke kundebehov dækkes af produktet? Hvilke fordele er der for kunden ved at købe dit produkt?
•  Beskriv forskelsværdien ved produktet? Det er svært at komme med et produkt eller en forretningsidé som ikke allerede eksisterer, det er derfor vigtigt at belyse forskellen mellem ens eget produkt og konkurrentens. Forskelsværdi kan være målt på pris, leveringstid, levetid, størrelse, sortiment e. lign.
• Har produktet en begrænset levetid? Er der en forud kendt købefrekvens? Sælger man dæk kender man en dæk types forventede levetid, ugeblade og aviser kender deres forventede oplag pr. udgivelse, mange softwareforhandlere sælger en basispakke med det formål at tjene på de efterfølgende tilretninger. Produktlevetid og købefrekvens har afgørende indflydelse på beregning af produktets pris.
• Hvilke udviklingsmuligheder har produktet?

Det er et stort plus hvis man kan vise sit produkt i form af et foto, skitsetegning eller måske en prototype. Og endnu engang – pas på med de tekniske termer og det indforståede sprog.

MARKEDSBESKRIVELSE

Før man kan beslutte sin salgs- og markedsføringsstrategi er det nødvendigt at have et fyldestgørende indblik i det marked man skal sælge på. Det er derfor nødvendigt at udarbejde en markedsanalyse for produktet. Man kan betragte markedsbeskrivelsen som et filter der kun tillader de potentielle kunder at slippe gennem.

Faktisk kan man ikke få information nok om kunderne og konkurrenterne. Des mere man ved, jo bedre er man rustet til at præsentere sit produkt bedst muligt der hvor koncentrationen af kunder er størst.

SALG OG MARKEDSFØRINGSPLAN

Når man har analyseret og beskrevet markedet skal man beskrive hvordan man vil kontakte sine potentielle kunder.

Med en veldokumenteret markedsanalyse har man et godt grundlag for at beslutte og beskrive salgs- og markedsføringsplanen. Man har produktet og man kender de potentielle kunder – nu skal man have kundernes opmærksomhed rettet mod produktet og dets egenskaber.

Mange nyopstartede virksomheder møder de første alvorlige udfordringer i denne fase. At sælge og tiltrække kunder er absolut en krævende opgave, specielt i et konkurrerende marked, hvor produktet øjeblikkeligt bliver sammenlignet med konkurrentens.

Salg og markedsføring er en løbende proces som hele tiden skal vedligeholdes og justeres i forhold til markedsbevægelserne. Mange virksomheder har for vane enten kun at markedsføre sig når de mangler kunder eller konstant at tæppebombe kunderne med tilbud uden at følge op på tilbudene.

Ved at målrette og styre salgs- og markedsføringsaktiviteter benhårdt – får man også det bedste resultat.

VIRKSOMHEDENS UDVIKLING

Når man sidder og arbejder med sin forretningsidé, og endnu ikke har realiseret den, kan det være meget svært at skulle tænke 2-3 år frem i tiden. Men som nævnt under afsnittet ide udvikling kan det være en stor styrke, at kunne forudse, eller danne sig et indtryk af de markedsmæssige tendenser. Beskrivelse af virksomhedens udvikling giver samtidigt et billede af dine ambitioner, store som små.

At beskrive en virksomheds udvikling er et spørgsmål om målsætning. Virksomheden udvikles i forhold til en fastlagt strategi mod et fastsat mål.

Som nævnt er 2-3 år langt fremme i tiden, hvis man ikke er startet endnu. Det kan derfor være en god idé at beskrive udviklingen i delmål. Delmål bør ligge indenfor en tidshorisont på 12 måneder. 

Checkliste til beskrivelse af udviklingen af:

        Virksomheden om et år?
Starter man eks. hjemmefra ved et lille skrivebord med den målsætningen af man vil leje kontor i et større kontorhotel så man kan udvide og ansætte personale.

        Produktet om et år?
Man er måske nødsaget til at starte med et smalt produktsortiment eller produktet som man ikke helt brænder for, men som efterspørges i markedet og derfor kan skaffe den nødvendige indtjening. Men sideløbende udvikler man på sit eget produkt, det som hjertet brænder for – hvor langt er denne udvikling om et år?

        Kunderne om et år?
De kunder man starter op med, er måske ikke det ønskede kundesegment, eller det segment som produktet udvikles til. Beskriv udviklingen i kundesegmentet i forhold til udviklingen af produktet, sker der ændringer i segmentet?

        Omsætningen om et år?
De fleste ved, at det er lysten og ikke pengene som skal drive værket. Men uden penge er det meget svært overhovedet at få værket i gang. Der skal tjenes penge til at sikre fortsat udvikling i virksomheden og til at man kan betale sine regninger. Det kan være meget svært at udarbejde første års indtjeningspotentiale, men forsøg. 

Andre mål?

Der kan være andre områder som man har fokus på, eks. økologi, sociale, samfundsmæssige, miljømæssige eller lignende. På samme måde, som de ovenstående mål – bør disse mål vurderes.

BUDGETTER

For mange er budgetter og økonomi noget man helst vil have overstået hurtigt og let. Hvis man har været grundig og konkret med sine foranalyser, markedsbeskrivelser, produktgennemgange, markedsføringsplaner osv., er budgetfasen faktisk ret enkel at komme igennem uden at være overfladisk.

Man er nødt til at udvikle budgetter for at undersøge om og hvor længe der går før virksomhedens indtjening kan give en løn, om man skal ud og låne penge, om der er et økonomisk grundlag for din virksomheds eksistens, for at styre den økonomiske fremdrift i forhold til målene og i det hele taget for at styre den økonomiske side af  planerne.

Hvis man skal ud og låne penge til sin virksomhed, er budgetter noget som banker og investorer kigger meget nøje på. For uanset hvor genial idéen måtte være, så skal der være en god økonomi i den.

Et nødvendigt onde eller et genialt styringsværktøj? Svaret varierer afhængig af hvem man spørger. Men lad os slå det fast en gang for alle: Hvis man udarbejder sine budgetter omhu og stor objektivitet øges sandsynligheden for at opnå finansiering. Man har et markant større overblik over virksomhedens fremdrift i forhold til budgettet, man kan afsløre svage sider i den økonomiske del af sin forretningsidé og revisoren har langt lettere ved at rådgive i forskellige økonomiske henseender.

Nedenfor er en gennemgang af de obligatoriske budgetter forbundet med opstartsfasen.

•         Etableringsbudget
•         Driftsbudget
•         Likviditetsbudget
•         Privatbudget

ETABLERINGSBUDGET

Etableringsbudgettet viser den nødvendige opstartskapital din virksomhed kræver. Budgettet indeholder alt hvad der er nødvendigt for at du kan starte din virksomhed og få gang i driften. Viser etableringsbudgettet et beløb som overstiger din kontante beholdning, skal du måske til at overveje finansiering. 

Typiske poster i et etableringsbudget kunne være:

•         Lokaler: depositum, forudbetalt leje, udbetaling ved køb, istandsættelse
•         Produktion: maskiner, håndværktøjer, Dtp-computerudstyr
•         Kontorudstyr: møbler, EDB udsyr, programmer til EDB, fax, telefoner
•         Varelager: råvarer til produktionen, færdigvarer til videresalg
•         Bil: udbetaling til, depositum ved leasing
•         Rådgivning: revisor, advokat, ingeniør
•         Marketing: brevpapir, brochure, webside, annoncer, skilte

Man kan næsten ikke være for detaljeret med etableringsbudgettet. Medtag alle tænkelige udgifter som er forbundet med opstarten. Høj detaljeringsgrad viser at man har gennemtænkt sin idé, og det sikrer også mod uventede udgifter.

DRIFTSBUDGET

Driftsbudgettet viser virksomhedens forventede indtægter og udgifter. Normalt udarbejdes der driftsbudget for 12 måneder. Driftsbudgettet giver et godt vurderingsgrundlag for om virksomhedens indtjeningsgrundlag er tilstrækkeligt til at ejeren kan opretholde sit privatliv.

Driftsbudgettet kan opdeles i følgende nøgletal

	Omsætning (uden moms)
	– Vareforbrug
	= Bruttofortjeneste
	– Faste omkostninger
	= Resultat før renter
	– Renter- Afskrivninger
	=Overskud

        Omsætning er faktureret ekskl. moms. Moms skal bogføres i separat momsregnskab med ind – og udgående moms.

        Vareforbrug (direkte omkostning) er omkostninger direkte forbundet med salget. Det vil sige at en konsulent/rådgivende virksomheds vareforbrug oftest er lig 0 kr. mens en forhandler af plæneklippere, EDB udstyr eller lignende har variable omkostninger i takt med salget.

        Bruttofortjeneste (dækningsbidrag) er det beløb man har til at betale de faste omkostninger. Bruttofortjenesten fremkommer ved at fratrække de direkte omkostninger i omsætningen. Hvis Bruttofortjenesten ikke kan dække de faste omkostninger har virksomheden underskud, eller rettere sagt så er det en dårlig forretning.

Dækningsbidrag opgøres ofte i procent, hvorefter det kaldes dækningsgrad. Omregningen er simpel procentregning:

Dækningsbidrag i kr. x 100Salgspris i kr.

        Faste omkostninger er omkostninger som ikke umiddelbart stiger eller falder i takt med omsætningen. Faste omkostninger er typisk husleje, løn, kontorartikler, EDB udstyr o. lign.

        Renter er de renter som tilskrives lån optaget i virksomheden. Og husk det er kun renterne som kan trækkes fra, ikke afdrag.

        Afskrivninger er fradrag for driftsmidlers årlige værdiforringelse. Køber man en bil til virksomheden kan bilen afskrives med et fast beløb over en fast periode eller med en procentdel år for år. Det anbefales at tage professionel rådgivning med på råd når der skal planlægges anskaffelse og afskrivning af driftsmidler. Hvert år sættes der en nedre grænse for det afskrivningsberettiget beløb. Driftsmidler med en anskaffelsespris under dette beløb afskrives fuld ud i anskaffelsesåret – det kaldes en straksafskrivning.

Overskud er det beløb som står tilbage på bundlinien, og det skulle gerne dække ejerens private udgifter. Men det bør også have en størrelse som gør det muligt for virksomheden at investere i nye indtjeningsmuligheder, vedligeholde driftsmidler og lignende.

LIKVIDITETSBUDGET

Likviditetsbudgettet viser om der er penge til at betale løbende kendte udgifter. For de fleste virksomheder gælder det at indtjeningen sjældent er stabil måned for måned. For nogen virksomheder er der direkte tale om sæsonbetonet indtjening. Ved hjælp af likviditetsbudgettet er det muligt at planlægge og styre sine betalinger i takt med indtjeningen.

Idet virksomhedens likviditet (evne til at betale) er af afgørende betydning for virksomhedens overlevelsesevne bør man rådføre sig med professionel assistance når likviditetsbudgettet skal udarbejdes. Find alle nødvendige tal og oplysninger og overlad beregningerne til eks. en revisor.

Kort introduktion til likviditetsbudgettet
Likviditetsbudgettet dækker oftest en 12 måneders periode. Der skal derfor bruges 12 kolonner med et passende antal rækker. Hver kolonne udgør en kalendermåned, og hver række udgør en udgiftspost. Udgiftsposterne hentes fra driftsbudgettet. Kunsten er nu at periodisere alle udgiftsposterne. Det vil sige, at nogle regninger betales en gang årligt, nogle 2 gange osv. og alle posterne skal indsættes i de(n) måned de forfalder til betaling.

Når man er færdig kan man sammenlægge hver kolonnes tal, og får herved månedens samlede likviditetsbehov.

Det kan anbefales at benytte et regneark til denne opgave, eks. Excel. Eller at investere et mindre beløb i et professionelt program som kan hjælpe med opgave, og som kan udskrive de tal revisoren ønsker at se til det endelige likviditetsbudget, årsregnskabet eller lignende.

PRIVATBUDGET

Privatbudgettet viser dine private udgifter. Budgettet bruges bl.a. til at beregne de månedlige likviditetsbehov for at kunne betale sine private udgifter. Likviditeten kommer fra virksomhedens månedlige overskud, eller fra en kassekredit som skal finansiere denne post indtil virksomhedens overskud kan bære løbende lønudbetalinger til indehaveren mv.

Man skal være opmærksom på at, hvis man ikke bor alene, er det hele husstandens privatbudget som skal med i beregningen – det er alle udgifter og indtægter i husstanden som skal nedregnes for at få det præcise månedlige likviditetsbehov.

Privatbudgettet indeholder typisk poster som:

•         husleje, terminsydelser, varme, el og vandforbrug, indbo- og husforsikring
•         afdrag på bil, benzin, vægtafgift, forsikring
•         telefon
•         børnepasning
•         fagforeningskontingent
•         evt. afdrag på andre private lån
•         indskud på opsparinger, pensioner o. lign.
•         avisabonnement

I de fleste banker kan man hente et skema til at beregne dit eller husstandens privatbudget.